Vous êtes propriétaire d’un bien immobilier que vous mettez en location ? Vous êtes locataire d’un logement ? Savez-vous que la location immobilière demande une quittance de loyer ? Voici un article pour vous aider à voir plus clair à propos de ce sujet.

Présentation de ce qu’est une quittance de loyer

Il s’agit d’un reçu que le propriétaire remet à son locataire pour reconnaître le fait d’avoir perçu le montant exact du loyer. C’est en effet la pierre angulaire pour ce qui est de la vie de la location ainsi que de la relation entre le locataire et le bailleur. Ce document est remis par le propriétaire. Il atteste que le loyer a bien été payé par le locataire pour une période précise. Bien que sa durée soit libre, elle est essentiellement établie pour un mois.

A chaque paiement du loyer, le bailleur doit transmettre ses frais de quittance de loyer à son locataire. Toutefois, si celui-ci ne la demande pas, ce n’est pas obligatoire pour le propriétaire de le faire.

À quoi sert ce document ?

Deux principales utilités sont allouées à la quittance de loyer :

  • tout d’abord, pour le locataire, elle se présente comme étant la preuve qu’il s’est réellement acquitté du loyer ainsi que des charges qui lui sont relatives. Ainsi, il peut s’en servir comme justificatif de paiement en cas d’un éventuel différend avec le bailleur ;
  • ensuite, elle fait office de justificatif d’adresse lors de différentes procédures administratives.

En quoi est-il important de fournir une quittance au locataire ?

Cela lui permet d’apporter la preuve qu’il vous a payé le loyer pour les périodes mentionnées, notamment en cas de litige lors de la restitution du dépôt de garantie. La quittance fait aussi partie des documents annexes demandés par les organismes d’aide au logement, notamment les trois dernières. Enfin, la quittance de loyer est un des documents qui peuvent être utilisés comme justificatif de domicile.

Quand faut-il avoir recours à ce document ?

Une quittance de loyer peut être utilisée mensuellement, suite au paiement du loyer ou dès que le locataire en fait la réclamation. La loi n’oblige pas le propriétaire à la fournir, de manière automatique. Notez qu’en étant à jour dans le règlement de ses loyers, un locataire est en droit de la demander.

Quel format de modèle privilégier ?

De nombreux bailleurs se demandent quel format prime pour ce qui est de la quittance de loyer. Il peut s’agir, dans les faits, aussi bien d’un document Excel, Word que d’un PDF. Les formats Excel et Word sont généralement laissés de côté étant donné qu’ils sont jugés peu pertinents.

En effet, le format texte Word cumule deux principaux défauts. Il peut être modifiable. De ce fait, cela peut entraîner la création de fausses quittances, d’où des litiges entre les deux parties. En plus de cela, il ne s’ouvre pas sur tous les appareils. De son côté, le fichier calcul d’Excel sert surtout à créer un modèle général étant donné que sa mise en page n’est pas très bien adaptée.

Pourquoi opter pour la quittance de loyer dématérialisée ?

Le document PDF a pour avantage d’avoir un contenu qui ne peut pas être modifié par le locataire. En même temps, il permet d’avoir un fichier bien lisible sur l’ensemble des appareils de nos jours : ordinateurs, tablettes, smartphones, etc.

Le second avantage est le fait qu’il est possible de procéder à la rédaction en ligne. Cela permet d’avoir un document bien propre pour anticiper certaines incompréhensions.

En outre, les quittances dématérialisées aident à économiser plus sur les frais tant pour l’impression que pour l’envoi. Cela permet aussi de gagner du temps dans la communication grâce à un envoi digital pouvant être reçu par le locataire, de manière immédiate.

Quel moyen utiliser pour transmettre la quittance au locataire ?

Le plus classique des moyens c’est l’envoi par courrier. Le nombre de locataires et de propriétaires optant pour un envoi par courriel ne cesse d’augmenter, du fait que c’est plus pratique. Cependant, pour que ce type de transmission soit légal, il faut :

  • avoir l’accord du locataire ;
  • inclure une clause de communication par voie électronique dans le contrat.

Il est également possible de remettre des quittances en main propre.

Qu’est-ce qui différencie la quittance de loyer et l’avis d’échéance ?

L’appel de loyer ou avis d’échéance est un document que le bailleur peut envoyer à titre de rappel au locataire qu’il attend son loyer. L’envoi de ce document n’est pas obligatoire. Cependant, la quittance est un dispositif qui atteste le règlement intégral du loyer pour un délai déterminé.

Ce qui la différencie d’un reçu

Si jamais il y a un paiement d’une partie du loyer pour un délai mensuel déterminé, le propriétaire est tenu de donner à son locataire un reçu justifiant le paiement pour la période correspondante. Il se présente principalement sous la même forme qu’une quittance en dehors du montant. Si le locataire a des retards de paiement, le propriétaire peut le mettre en demeure de payer son loyer.

Y-a-t-il possibilité de regrouper les quittances ?

Le bailleur a la possibilité de regrouper des quittances mensuelles en un seul exemplaire, annuel, par exemple. Cependant, bien que cela soit tout à fait possible en théorie, il est déconseillé de le faire en pratique au risque de se prémunir des litiges.